Criar Solicitação de Acesso

Aprenda neste artigo como criar solicitação de acesso, e veja os detalhes importantes sobre as solicitações de acesso.

Neste artigo você vai aprender:

1. Criar Solicitação de Acesso

2. Detalhes importantes sobre a Solicitação de Acesso

Criar solicitação de acesso

A 'Solicitação de Acesso' é usada para liberar o acesso de um usuário a uma ou mais unidades, alterar o nível de permissão e/ou modificar a data de expiração.

Com o novo fluxo, para criar uma solicitação é necessário selecionar primeiro o 'Nível de Acesso', o que libera o campo 'Unidade'. O sistema verifica nível de acesso selecionado e exibe apenas as unidades compatíveis com esse tipo de acesso.

OBS.: Caso não encontre um nível de acesso e/ou uma unidade específica, entre em contato com nossos especialistas de suporte.

O campo 'Data de Expiração' é utilizado para determinar por quanto tempo o acesso do usuário permanece ativo no sistema. A inativação automática de usuários com base na 'Data de Expiração' ainda não está em vigor. Os usuários serão informados previamente, a fim de evitar inativações indevidas.

ATENÇÃO! As solicitações de acesso criadas para unidades diferentes da unidade em que você está conectado não serão exibidas. Para visualizar essas solicitações, acesse a unidade desejada e utilize o filtro 'Nome do usuário'. Mais adiante neste artigo, esse processo será exemplificado.

A solicitação de acesso pode ser acessada de duas formas: via cadastro do usuário e via painel de configurações.

Na tela de edição do cadastro, navegue até a seção 'Acesso' e clique no botão NOVA SOLICITAÇÃO DE ACESSO.

Para mais detalhes sobre a edição dos usuários, consulte o artigo Editar Usuário.

Captura de tela: Criar solicitação de acesso através do cadastro o usuário.

Em seguida, será exibida a tela de solicitação já com o usuário definido. Siga as instruções na seção Preenchimento dos campos deste artigo.

Captura de tela: Na criação da solicitação via cadastro, o campo 'Nome' e preenchido automaticamente com o usuário.

Para criar uma solicitação de acesso através do painel de 'Configurações', no menu lateral, acesse:

CONFIGURAÇÕES > SOL. ACESSO

Captura de tela: Acessando o menu Solicitações de Acesso.

Na tela de listagem das solicitações, clique no botão +NOVO (canto superior direito).

Captura de tela: Criar nova solicitação de acesso.

Selecionar Usuário

Clique no ícone da LUPA para filtrar o cadastro para o qual deseja criar a solicitação de acesso.

Captura de tela: Pesquisar usuário.

No campo 'Pesquisa', digite o nome do cadastro e, em seguida, marque a caixa de seleção à esquerda do nome exibido na lista. Clique no botão OK.

Captura de tela: Selecionar usuário.

Preenchimento dos campos

De volta à configuração da solicitação, preencha os campos:

ATENÇÃO! Ao selecionar o ‘Nível de Acesso’, o campo ‘Unidade’ será liberado e exibirá apenas as unidades compatíveis com a permissão escolhida.

• Nível de Acesso: selecione uma opção de nível de permissão para o usuário. OBS.: Em caso de dúvidas sobre as permissões de cada perfil, entre em contato com um de nossos especialistas de CS ou Suporte.

Captura de tela: Selecione o nível de acesso.

ATENÇÃO! A inativação automática de usuários com base na 'Data de Expiração' ainda não está em vigor.

• Data de Expiração: define até quando o acesso do usuário permanecerá ativo. Caso não seja informada uma data, o acesso será por tempo indeterminado.

ATENÇÃO!

1. Apenas usuários ativos possuem data de expiração. Ao inativar um usuário, a data de expiração será removida. Se o usuário for reativado e desejar uma nova data de expiração, será necessário criar uma nova solicitação de acesso.

2. Para usuários vinculados a mais de uma unidade, a 'Data de Expiração' pode variar entre elas. Ao selecionar uma unidade com data de expiração definida, o sistema utilizará automaticamente a menor 'Data de Expiração' entre as unidades.

Captura de tela: Inserindo a data de expiração.

Caso opte por preencher a data de expiração, a data informada deve ser igual ou posterior à data atual. Não é permitido utilizar datas retroativas.

Captura de tela: Mensagem de erro ao inserir uma data inferior à data atual de criação da solicitação.

ATENÇÃO! O campo 'Unidades' é habilitado após selecionar o 'Nível de Acesso'.

• Unidades: as opções de unidades disponíveis são exibidas com base no 'Nível de Acesso' selecionado. Selecione uma ou mais unidades às quais deseja vincular o usuário.

Captura de tela: Selecionando uma ou mais unidades para vincular o usuário.

Ao selecionar mais de uma unidade, podem ocorrer os seguintes impactos:

• Fluxo de aprovação: se uma unidade tiver fluxo de aprovação, o aprovador precisa fazer parte do fluxo dessa Unidade. Para mais detalhes sobre o fluxo de aprovação da solicitação de acesso, consulte o artigo Fluxo de Aprovação de Solicitação de Acesso.

• Data de Expiração: o sistema usará automaticamente a menor 'Data de Expiração' entre as unidades selecionadas. Alterações na 'Data de Expiração' (preenchimento, edição ou exclusão) serão aplicadas a todas as unidades em que o usuário estiver ativo.

Captura de tela: Alerta exibido ao selecionar mais de uma unidade.

Caso o usuário esteja inativo em uma das unidades selecionadas, será exibido um alerta com instruções para reativação do usuário. Para mais detalhes sobre a reativação de usuários, consulte o artigo Inativar e Ativar Usuário.

Captura de tela: Alerta exibido caso o usuário esteja inativa na unidade selecionada.

• Descrição e Justificativa: Insira um texto com a descrição ou justificativa da solicitação criada. Este campo é obrigatório.

Insira um texto com a descrição ou justificativa da solicitação.

Após concluir o preenchimento dos campos, clique no botão SALVAR.

IMPORTANTE! Caso o usuário que está criando a solicitação de acesso não possua permissão para aprovação, será necessário que a solicitação seja aprovada por um responsável. Para mais detalhes, consulte a seção Detalhes Importantes.

Captura de tela: Salvar solicitação de acesso.

ATENÇÃO! As solicitações de acesso criadas para unidades diferentes da unidade em que você está conectado não serão exibidas. Para visualizar essas solicitações, acesse a unidade desejada e utilize o filtro 'Nome do usuário'.

No exemplo abaixo, a solicitação foi criada na unidade 'INFRA 1' para as unidades 'INFRA 2' e 'INFRA 3'.

Captura de tela: Criando solicitação de acesso para unidades diferentes da conectada.

Ao retornar a lista de solicitações em andamento na unidade 'INFRA 1', e utilizar o filtro 'Nome de usuário', nenhum resultado é encontrado.

Captura de tela: Exemplo de solicitação criada não encontrada.

Já ao acessar a lista de solicitações em andamento na unidade 'INFRA 2' e utilizar o filtro 'Nome de usuário', são exibidas as duas solicitações criadas na unidade 'INFRA 1'.

Captura de tela: Localizando as solicitações criadas.

As solicitações de acesso criadas e que ainda não foram aprovadas são listadas na aba 'Em Andamento'.

DICA: Para localizar solicitações específicas, utilize a opção 'Adicionar Filtro'.

Captura de tela: Aba Em Andamento.

Caso sua unidade tenha um fluxo de aprovação automático, as solicitações são enviadas para a aba 'Concluídas'.

Captura de tela: Aba Concluídas.

Pronto! Sua solicitação de acesso foi criada com sucesso.

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Detalhes Importantes

Adicionando usuário em unidade que o responsável pela aprovação não faz parte

Se o fluxo de aprovação estiver habilitado para a unidade, ao criar uma solicitação de acesso para um usuário em uma nova unidade, pode ocorrer que o responsável pela aprovação não esteja cadastrado na unidade e, portanto, não faça parte do fluxo de aprovação.

Se isso ocorrer, para que o usuário seja aprovado, é necessário que o aprovador faça parte do fluxo de aprovação da unidade. Para realizar essa alteração, entre em contato com um de nossos especialistas de CS e Suporte.

Níveis de Permissão com mesma nomenclatura, mas diferentes configurações entre unidades

As unidades podem ter níveis de acesso com mesma nomenclatura, mas com permissões diferentes.

Por exemplo, o nível de acesso ADMINISTRADOR pode ter permissões diferentes nas unidades 'unidade X' e 'unidade Y'.

Se suas unidades estão configuradas para compartilhar permissões e você identificar divergências, entre em contato com um de nossos especialistas de CS e Suporte.

Visualizar cadastro do usuário na unidade

O sistema permite o compartilhamento de cadastros em um grupo de unidades. Ao criar um cadastro na 'unidade X', o mesmo cadastro será exibido na 'unidade Y'. Isso ocorre porque ambas as unidades fazem parte de um grupo.

Dessa forma, não é necessário criar um novo cadastro para cada unidade onde o usuário irá acessar. Você pode criar uma solicitação de acesso em cada unidade com um único cadastro.

Antes de criar um novo cadastro, em caso de dúvidas, faça uma busca no sistema para verificar se o cadastro já foi criado:

CONFIGURAÇÕES (menu lateral) > SOL. ACESSO > NOVO (canto superior direito)

Captura de tela: Acessando o menu Solicitações de Acesso.

Captura de tela: Criar nova solicitação de acesso.

Em seguida, clique no ícone da LUPA para filtrar o cadastro que desejado.

Captura de tela: Pesquisar usuário.

No campo 'Pesquisa', digite o nome do cadastro, e aguarde o resultado.

Captura de tela: Buscando usuário.

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