Edição de Apontamentos e Inventários via Importação

Aprenda mais sobre a edição de apontamentos e inventários via template de importação.

ATENÇÃO!

1. Esta funcionalidade não está disponível para todos os usuários. Verifique a disponibilidade para a sua unidade com o nosso time de Sucesso do Cliente.

2. Para realizar a edição por importação, o usuário precisa ter um nível de permissão para editar apontamentos e itens de inventários. Caso não tenha permissão compatível, o botão para baixar o template ficará desabilitado.

IMPORTANTE! Consulte o conteúdo o artigo Criação de Apontamentos e Inventários via Template de Importação antes de prosseguir com este artigo.

A funcionalidade de edição por importação permite que os usuários editem ‘Apontamentos’ e ‘Inventários’ por meio do módulo de ‘Importação’, possibilitando a alteração de campos tanto do formulário fixo quanto do formulário variável.

No módulo ‘Importação’, foi implementado um template base no formato Excel. Esse template inclui a coluna ‘Serial do apontamento ou do item de inventário que será editado’. As células dessa coluna devem ser preenchidas exclusivamente com o serial correspondente ao apontamento ou inventário que deseja editar.

ATENÇÃO! O preenchimento do 'Serial do apontamento ou do item de inventário que será editado‘ é obrigatório para realizar a edição por importação. O preenchimento dos demais campos é opcional, e as colunas deixadas em branco não modificarão os dados existentes.

Neste artigo, vamos explicar em detalhes como baixar o template de edição, editar os apontamentos e itens de inventário e importar o template.

Baixar Template de Edição Editar Apontamentos e Inventários Importar o Template de Edição

Baixar Template de Edição

1. Acesse o módulo ‘Importações’ no menu lateral. Na tela de importação, clique na opção ‘TEMPLATE DE EDIÇÃO’.

Captura de tela: Acessando o módulo 'Importação' e baixando o template.

1. Em seguida, será exibida uma janela de configuração do template de edição. Leia as instruções.

INSTRUÇÕES:

• Escolha as classes para gerar o template Excel.

• No Excel será gerada uma página para cada classe.

• As colunas alaranjadas são obrigatórias.

• Você pode editar até 1000 apontamentos e itens de inventários. OBS.: Caso exceda o limite de 1000 apontamentos, o sistema exibirá uma mensagem informando que o limite foi ultrapassado.

1. Selecione a ‘Natureza’ e ‘Classe’ dos apontamentos e inventários que deseja editar. Para prosseguir clique no botão BAIXAR e salve a planilha no dispositivo.

Captura de tela: Selecionar 'Natureza' e 'Classe' do template de edição.

Editar apontamentos e inventários

ATENÇÃO! Nesta versão, a funcionalidade de edição não se aplica a ‘Recursos’, ‘Amostras’, ‘Imagens’ e campos de adicionar. Esses itens serão tratados como novos registros e adicionados ao apontamento, o que pode causar duplicidade caso a informação já exista.

No template de edição preencha os campos com base nas classes dos apontamentos e inventários escolhidos. Cada classe está organizada em uma aba separada no arquivo.

Captura de tela: Abas do template.

Inserindo dados no template

ATENÇÃO!

1. A coluna 'Menu' não se aplica para itens de inventário.

2. As colunas obrigatórias são destacadas na cor laranja.

3. Não modifique os títulos das colunas.

4. Caso não realize a edição de um campo obrigatório, durante a importação o sistema desconsidera a obrigatoriedade.

5. Ao inserir os recursos de um contrato no template do apontamento, lembre-se de preencher as colunas 'Seção do Recurso' (preenchimento opcional), 'Recurso' e 'Quantidade'.

As células devem ser preenchidas com base na parametrização dos campos e opções na unidade. O preenchimento de valores diferentes do parametrizado pode acarretar falhas durante o processo de importação.

Exemplo1: O valor do km inserido no template deve ser o mesmo configurado para a rodovia no sistema. Durante a validação da importação, o sistema identifica o valor incorreto do km.

Captura de tela: Erro ao importar o template.

Exemplo2: O 'Menu' deve ser selecionado com base nos menus de apontamentos cadastrados no sistema. Durante a validação da importação, o sistema identifica o menu incorreto e retorna a mensagem "O menu informado não existe. Verifique os dados e importe o arquivo novamente".

ATENÇÃO! A coluna 'Menu' não se aplica para itens de inventário.

Captura de tela: Erro ao importar o template.

Dicas de preenchimento

Para agilizar o preenchimento, algumas colunas exibem um texto de ajuda com orientações de conteúdo e formatação. Para visualizar esse texto, passe o mouse sobre o indicador vermelho no canto superior direito do título da coluna; um balão de ajuda será exibido.

Captura de tela: Campos obrigatórios no template.

Algumas células já possuem formatação fixa e opções de seleção. Preencha-os conforme as instruções no texto de ajuda. As colunas deixadas em branco não modificarão os dados existentes.

Captura de tela: Dica de uso do campo no template.

Exemplo de preenchimento:

Para uma melhor compreensão do preenchimento do template de edição, vamos exemplificar utilizando as classes:

OBS.: Os campos dos formulários no sistema, variam de acordo com a configuração da unidade.

• Barreira de Concreto

• Ausência de informações de registro

• Repintura ou reaplicação manual

Inicie inserindo o serial do apontamento ou inventário na coluna ‘Serial do apontamento ou do item de inventário que será editado’. Certifique-se de que o serial inserido corresponde ao apontamento ou inventário que deseja editar. Este campo é de preenchimento obrigatório para que seja possível realizar a edição por importação.

OBS.: Para mais detalhes sobre as colunas obrigatórias, consulte o artigo Criação de Apontamentos e Inventários via Template de Importação.

ATENÇÃO! Se o dado inserido no campo de serial for incorreto, pertencer a uma classe diferente da informada ou não for um serial válido, o sistema exibirá o erro ‘Serial não encontrado’.

Em seguida, preencha as células correspondentes as colunas dos itens que deseja editar. Nos exemplos, os campos editados estão destacados em azul.

IMPORTANTE! Ao preencher as colunas de ‘Latitude’ e ‘Longitude’, as informações editadas substituem em forma de ponto, os dados existentes na seção de coordenadas.

DICA.: Verifique se a sua unidade possui menus personalizados habilitados na unidade. Se estiver habilitado, preencha a coluna ‘Menu’ com o menu personalizado correspondente ao apontamento que está editando. Para mais detalhes sobre ‘Menus’, consulte o artigo O que são menus?.

• Barreira de Concreto

Captura de tela: Exemplo de preenchimento do template de edição.

• Ausência de informações de registro

Captura de tela: Exemplo de preenchimento do template.

• Repintura ou reaplicação manual

Captura de tela: Exemplo de preenchimento do template de edição.

Inserindo recursos P.U no template

ATENÇÃO! Na edição de apontamentos via importação, os recursos inseridos são tratados como novos registros e adicionados ao apontamento. Se o recurso já existir no apontamento, pode ocorrer duplicidade.

Para inserir recursos nos apontamentos, preencha as colunas correspondentes aos recursos no template.

Preencha as colunas:

ATENÇÃO! O 'X' representa o número exibido no título da coluna (de 1 a 10 por padrão).

• 'Seção do Recurso _X': insira a descrição da seção do recurso no contrato. Campo opcional; use para diferenciar recursos com o mesmo nome em seções diferentes.

• 'Recurso_X': insira o nome do item.

• 'Quantidade_X': insira a quantidade usada.

IMPORTANTE! O template disponibiliza 10 conjuntos de colunas para recursos por apontamento. Se precisar de mais, duplique as colunas destinadas aos recursos e cole-as após a última coluna 'Quantidade_10', mantendo a sequência numérica de cada coluna

Exemplo de sequência: as colunas padrão terminam no número 10, a próxima será 11, e assim sucessivamente.

Seção do Recurso _10 / Recurso_10 / Quantidade_10

Seção do Recurso _11 / Recurso_11 / Quantidade_11

Seção do Recurso _12 / Recurso_12 / Quantidade_12

Seção do Recurso _13 / Recurso_13 / Quantidade_13

ATENÇÃO! O preenchimento da coluna 'Seção do Recurso' é opcional. Utilize-a para diferenciar recursos com o nomes iguais em seções diferentes.

Preencha a célula 'Seção do Recurso'(preenchimento opcional) com a descrição da seção de 'Preço Unitário' do recurso que deseja usar. Para visualizar as informações dos campos 'Seção do Recurso' e 'Recurso', acesse a aba 'Itens' do objeto e localize as seções dos recursos de 'Preço Unitário'.

Exemplo de preenchimento:

Seção do Recurso

Recurso

Quantidade

Repita o processo para adicionar os recursos aos demais apontamentos do template.

Para recursos com nomes iguais em seções diferentes, se o campo 'Seção do Recurso' não for preenchido no template, o sistema associará o item à primeira seção encontrada que contenha esse recurso. Para mais detalhes sobre possíveis erros durante a importação de apontamentos com recursos vinculados, consulte o artigo FAQ - Importação.

Inserindo imagens no template

DICA: Para mais detalhes sobre a importação em massa de fotos/imagens via arquivo .zip e sobre a criação de colunas adicionais para inserir fotos/imagens no template de importação, consulte o artigo Importação de Fotos/Imagens em Massa via Arquivo ZIP.

Para inserir as imagens nos apontamentos e inventários utilize a opção ‘Colocar sobre células’. OBS.: A opção ‘Colocar sobre células’, vária de acordo com a aplicação que está usando para editar o template. Caso utilize outra opção, podem ocorrer falhas durante a importação. Neste exemplo, utilizamos o software Excel do pacote Microsoft Office 365 (versão offline).

Na coluna ‘Foto_X’ (o ‘X’ representa o número da coluna), selecione a célula que deseja adicionar a foto. Em seguida, clique na aba ‘Inserir’.

Captura de tela: Inserindo imagens no template de edição.

Na aba ‘Inserir’, localize o caminho abaixo:

Ilustrações > Imagens > Colocar sobre células

Captura de tela: Inserindo imagens no template de edição.

Selecione uma ou mais imagens e clique no botão INSERIR.

Captura de tela: Inserindo imagens no template de edição.

É importante que a imagem esteja alinhada com o canto superior esquerdo da célula. Assim o sistema consegue detectar em qual célula a imagem está quando é feita a importação.

Captura de tela: Inserindo imagens no template de edição.

Após concluir o preenchimento, confira os dados inseridos e salve as alterações realizadas no template.

Importar o Template de Edição

Para importar o template, retorne ao módulo ‘Importação’ e localize a opção ‘Arraste o arquivo ou clique para selecionar’. Em seguida, arraste o arquivo para o local indicado ou clique no campo para abrir o gerenciador de arquivos e selecionar o arquivo desejado.

Captura de tela: Importando o template de edição no sistema.

Aguarde a conclusão do upload do arquivo e o carregamento das informações.

Captura de tela: Carregando o template de edição no sistema.

Pré-visualização

Após importar o template de edição, o sistema realiza uma verificação e validação das informações inseridas no template. Caso algum erro seja encontrado, o sistema exibirá um alerta e apresentará os erros na janela de pré-visualização.

Os possíveis erros exibidos são:

• A informação inserida na coluna não foi encontrada, não existe ou está incorreta.

• A informação inserida na coluna está duplicada.

• A informação inserida na coluna não corresponde aos dados cadastrados no sistema.

• A informação inserida na coluna não está no formato aceito para o campo.

Captura de tela: Mensagem de erro na importação.

Captura de tela: Exemplo de erro na importação.

Após concluir os ajustes, confira os dados inseridos e salve a as alterações realizadas no template.

Captura de tela: Correção das informações no template de edição.

Na tela de importação, clique no botão CANCELAR e repita o processo Importar o Template de Edição.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação.

Com o template corrigido, após o sistema finalizar o upload e realizar a verificação e validação das informações, o template é importado sem erros, e o botão IMPORTAR fica disponível.

Para importar apontamentos vinculados a itens de inventário, consulte o artigo Importar apontamentos vinculados à inventário.

Feito a conferência, basta clicar no botão IMPORTAR, na parte inferior da tela.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação.

Após confirmar a importação, o sistema exibirá um alerta informando a conclusão do processo.

ATENÇÃO! Não saia da tela de Importação até que todos os itens tenham sido completamente carregados.

Captura de tela: Mensagem de sucesso na importação.

Para visualizar os apontamentos criados via importação, clique no botão VER APONTAMENTOS.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação, ver apontamentos.

Uma nova aba será aberta com os apontamentos criados.

Captura de tela: Lista de apontamentos.

Na tela de importação, clique no botão CONCLUIR para finalizar.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação, concluir importação.

Pronto! Sua importação foi concluída.

Para exportar os apontamentos e inventários para edição via template, consulte o artigo Exportar Apontamentos e Inventários para edição via template.

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