Criação de Apontamentos e Inventários via Importação

Aprenda mais sobre a criação de apontamentos e inventários via template de importação.

Orientações importantes:

1. Para garantir que a importação dos apontamentos seja realizada com sucesso, recomendamos que cada planilha contenha até 5.000 apontamentos sem fotos ou 500 apontamentos com fotos. Além disso, certifique-se de que a planilha Excel tenha o tamanho máximo de 10 MB. Caso exceda os limites recomendados, o sistema pode apresentar falhas durante a importação devido ao grande volume de dados.

2. Por conta da variedade de formulários que podem conter diferentes estruturas e volumes de dados, importações com número de linhas menor do que o recomendado, mas com muitas fotos e/ou muitas colunas, podem apresentar falhas. O tempo de execução da importação é de até 15 minutos. Caso esse limite seja excedido, a execução será interrompida e a importação não será concluída.

Muitas vezes, os apontamentos e itens de inventário são coletados a partir de diferentes fontes. Para unificar e facilitar a carga dessas informações na plataforma, o módulo Importação permite que você utilize um template pré-definido em Excel.

Neste artigo, vamos explicar em detalhes como baixar o template, inserir os dados dos apontamentos e inventários e importar o template.

Baixar template Inserindo dados no template Importar o template

Baixar template

Para fazer a importação, o sistema disponibiliza uma planilha modelo para formatação dos dados.

1. Acesse o módulo ‘Importações’ no menu lateral. Na tela de importação, clique na opção BAIXAR TEMPLATE.

Captura de tela: Acessando o módulo 'Importação' e baixando o template.

1. Em seguida, será exibida uma janela de configuração do template. Leia as instruções.

• Escolha as classes para gerar o template Excel.

• No Excel será gerada uma página para cada classe.

• As colunas alaranjadas são obrigatórias.

1. Selecione uma ou mais opções de 'Natureza' e 'Classe' dos apontamentos. Para confirmar clique no botão BAIXAR, e aguarde a conclusão do download.

Ao concluir o download, abra o template e realize o preenchimento.

Captura de tela: Selecionar 'Natureza' e 'Classe' do template de criação.

Inserindo dados no template

No template, preencha os campos com base nas classes dos apontamentos e inventários escolhidos. Cada classe está organizada em uma aba separada no arquivo.

ATENÇÃO!

1. A coluna 'Menu' não se aplica para itens de inventário.

2. As colunas obrigatórias são destacadas na cor laranja.

3. Não modifique os títulos das colunas.

4. Ao inserir os recursos de um contrato no template do apontamento, lembre-se de preencher as colunas 'Seção do Recurso' (preenchimento opcional), 'Recurso' e 'Quantidade'.

Captura de tela: Abas do template.

As células devem ser preenchidas com base na parametrização dos campos e opções na unidade. O preenchimento de valores diferentes do parametrizado pode acarretar falhas durante o processo de importação.

Exemplo1: O valor do km inserido no template deve ser o mesmo configurado para a rodovia no sistema. Durante a validação da importação, o sistema identifica o valor incorreto do km.

Captura de tela: Erro ao importar o template.

Exemplo2: O 'Menu' deve ser selecionado com base nos menus de apontamentos cadastrados no sistema. Durante a validação da importação, o sistema identifica o menu incorreto e retorna a mensagem "O menu informado não existe. Verifique os dados e importe o arquivo novamente".

ATENÇÃO! A coluna 'Menu' não se aplica para itens de inventário.

Captura de tela: Erro ao importar o template.

Consulte também os erros que podem ocorrer durante a importação de apontamentos com recursos do contrato vinculados no artigo FAQ - Importação.

Dicas de preenchimento

Para agilizar o preenchimento, algumas colunas exibem um texto de ajuda com orientações de conteúdo e formatação. Para visualizar esse texto, passe o mouse sobre o indicador vermelho no canto superior direito do título da coluna; um balão de ajuda será exibido.

Captura de tela: Campos obrigatórios no template.

Algumas células já possuem formatação fixa e opções de seleção. Preencha-os conforme as instruções no texto de ajuda.

Captura de tela: Dica de uso do campo no template.

Colunas Obrigatórias

As colunas obrigatórias no template de importação correspondem aos campos obrigatórios dos formulários de apontamentos e inventários no sistema. Caso alguma coluna obrigatória esteja vazia ou preenchida de forma incorreta, o processo de importação não será concluído.

ATENÇÃO! Não modifique os títulos das colunas.

Abaixo, seguem alguns exemplos das colunas obrigatórias presentes no template.

• km: Insira o km de referência ou o 'km inicial'. Caso insira o km inicial, lembre-se de preencher também a coluna 'km final'. Insira respeitando a formatação padrão e o número de casas decimais.

Exemplo: 0000+000,0 = kkkk+mmm,d

• k = quilômetro

• m = metro

• d = decímetro

Captura de tela: Exemplo de preenchimento do km.

• Status: Selecione uma opção status com base nos status cadastrados da unidade. Clique na célula e, em seguida, na seta para abrir a lista de seleção.

Captura de tela: Exemplo de preenchimento do 'Status'.

• Equipe: Selecione uma opção de equipe com base nas equipes ativas na unidade. Clique na célula e, em seguida, na seta para abrir a lista de seleção.

Captura de tela: Exemplo de preenchimento da 'Equipe'.

• Menu: Selecione um menu de apontamentos. As opções disponíveis são baseadas nos menus com painéis ativos no sistema. Os menus personalizados ocultos ou sem painel ativo não são listados no template.

ATENÇÃO! A coluna 'Menu' não se aplica aos itens de inventários. Para mais detalhes sobre menus, consulte o artigo O que são Menus?.

Captura de tela: Exemplo de preenchimento do 'Menu'.

• Sentido: Selecione o sentido com base nas opções disponíveis no sistema. Clique na célula e, em seguida, na seta para abrir a lista de seleção.

Captura de tela: Exemplo de preenchimento do 'Sentido'.

• Classe: A classe listada é a classe selecionada ao baixar o template. Clique na célula e, em seguida, na seta para abrir a lista de seleção.

Captura de tela: Exemplo de preenchimento da 'Classe'.

• Faixa: Selecione a faixa com base nas opções disponíveis no sistema. Clique na célula e, em seguida, na seta para abrir a lista de seleção.

Captura de tela: Exemplo de preenchimento da 'Faixa'.

• Rodovia: Selecione a rodovia com base nas rodovias cadastradas no sistema. Clique na célula e, em seguida, na seta para abrir a lista de seleção.

Captura de tela: Exemplo de preenchimento da 'Rodovia'.

Exemplo de preenchimento:

Para uma melhor compreensão do preenchimento do template, vamos exemplificar utilizando as classes:

OBS.: Os campos dos formulários no sistema, variam de acordo com a configuração da unidade.

• Ausência de informações de registro

• Sinalização Vertical

Comece preenchendo as colunas obrigatórias. Em seguida, complete as demais colunas conforme necessário.

IMPORTANTE! Ao preencher as colunas de ‘Latitude’ e ‘Longitude’, as informações inseridas cria uma geometria no mapa.

DICA: Verifique se a sua unidade possui menus personalizados habilitados na unidade. Se estiver habilitado, preencha a coluna ‘Menu’ com o menu correspondente ao apontamento que está editando. Para mais detalhes sobre ‘Menus’, consulte o artigo O que são menus?.

• Ausência de informações de registro Sinalização Vertical

Captura de tela: Exemplo de preenchimento do template.

• Sinalização Vertical

Captura de tela: Exemplo de preenchimento do template.

Inserindo recursos P.U no template

Para inserir recursos nos apontamentos, preencha as colunas correspondentes aos recursos no template.

Preencha as colunas:

ATENÇÃO! O 'X' representa o número exibido no título da coluna (de 1 a 10 por padrão).

• 'Seção do Recurso _X': insira a descrição da seção do recurso no contrato. Campo opcional; use para diferenciar recursos com o mesmo nome em seções diferentes.

• 'Recurso_X': insira o nome do item.

• 'Quantidade_X': insira a quantidade usada.

IMPORTANTE! O template disponibiliza 10 conjuntos de colunas para recursos por apontamento. Se precisar de mais, duplique as colunas destinadas aos recursos e cole-as após a última coluna 'Quantidade_10', mantendo a sequência numérica de cada coluna

Exemplo de sequência: as colunas padrão terminam no número 10, a próxima será 11, e assim sucessivamente.

Seção do Recurso _10 / Recurso_10 / Quantidade_10

Seção do Recurso _11 / Recurso_11 / Quantidade_11

Seção do Recurso _12 / Recurso_12 / Quantidade_12

Seção do Recurso _13 / Recurso_13 / Quantidade_13

ATENÇÃO! O preenchimento da coluna 'Seção do Recurso' é opcional. Utilize-a para diferenciar recursos com o nomes iguais em seções diferentes.

Preencha a célula 'Seção do Recurso'(preenchimento opcional) com a descrição da seção de 'Preço Unitário' do recurso que deseja usar. Para visualizar as informações dos campos 'Seção do Recurso' e 'Recurso', acesse a aba 'Itens' do objeto e localize as seções dos recursos de 'Preço Unitário'.

Exemplo de preenchimento:

Seção do Recurso

Recurso

Quantidade

Repita o processo para adicionar os recursos aos demais apontamentos do template.

Para recursos com nomes iguais em seções diferentes, se o campo 'Seção do Recurso' não for preenchido no template, o sistema associará o item à primeira seção encontrada que contenha esse recurso. Para mais detalhes sobre possíveis erros durante a importação de apontamentos com recursos vinculados, consulte o artigo FAQ - Importação.

Inserindo imagens no template

DICA: Para mais detalhes sobre a importação em massa de fotos/imagens via arquivo .zip e sobre a criação de colunas adicionais para inserir fotos/imagens no template de importação, consulte o artigo Importação de Fotos/Imagens em Massa via Arquivo ZIP.

Para inserir as imagens nos apontamentos e inventários utilize a opção ‘Colocar sobre células’.

OBS.: A opção ‘Colocar sobre células’, vária de acordo com a aplicação que está usando para editar o template. Caso utilize outra opção, pode ocorrer falhas durante a importação. Neste exemplo, utilizamos o software Excel do pacote Microsoft Office 365 (versão offline).

Na coluna ‘Foto_X’ (o ‘X’ representa o número da coluna), selecione a célula que deseja adicionar a foto. Em seguida, clique na aba ‘Inserir’.

Captura de tela: Inserindo imagens no template.

Na aba ‘Inserir’, localize o caminho abaixo:

Ilustrações > Imagens > Colocar sobre células

Captura de tela: Inserindo imagens no template.

Selecione uma ou mais imagens e clique no botão INSERIR.

Captura de tela: Inserindo imagens no template.

É importante que a imagem esteja alinhada com o canto superior esquerdo da célula. Assim o sistema consegue detectar em qual célula a imagem está quando é feita a importação.

Captura de tela: Inserindo imagens no template.

Após concluir o preenchimento, confira os dados inseridos e salve as alterações realizadas no template.

Importar o template

Para importar o template, retorne ao módulo ‘Importação’ e localize a opção ‘Arraste o arquivo ou clique para selecionar’. Em seguida, arraste o arquivo para o local indicado ou clique no campo para abrir o gerenciador de arquivos e selecionar o arquivo desejado.

Captura de tela: Importando o template no sistema.

Aguarde a conclusão do upload do arquivo e o carregamento das informações.

Captura de tela: Carregando o template no sistema.

Pré-visualização

Após importar o template, o sistema realiza uma verificação e validação das informações inseridas no template. Caso algum erro seja encontrado, o sistema exibirá um alerta e apresentará os erros na janela de pré-visualização.

Os possíveis erros exibidos são:

• A informação inserida na coluna não foi encontrada, não existe ou está incorreta.

• A informação inserida na coluna está duplicada.

• A informação inserida na coluna não corresponde aos dados cadastrados no sistema.

• A informação inserida na coluna não está no formato aceito para o campo.

Captura de tela: Mensagem de erro na importação.

Captura de tela: Exemplo de erro na importação.

Retorne ao template e realize a correção das informações. Após concluir os ajustes, confira os dados inseridos e salve as alterações realizadas no template.

Captura de tela: Correção das informações no template.

Na tela de importação, clique no botão CANCELAR e repita o processo Importar o template.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação.

Com o template corrigido, após o sistema finalizar o upload e realizar a verificação e validação das informações, o template é importado sem erros, e o botão IMPORTAR fica disponível.

Para importar apontamentos vinculados a itens de inventário, consulte o artigo Importar apontamentos vinculados à inventário.

Feito a conferência, basta clicar no botão IMPORTAR, na parte inferior da tela.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação.

Após confirmar a importação, o sistema exibirá um alerta informando a conclusão do processo.

Captura de tela: Mensagem de sucesso na importação.

Para visualizar os apontamentos criados via importação, clique no botão VER APONTAMENTOS.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação, ver apontamentos.

Uma nova aba será aberta com os apontamentos criados.

Captura de tela: Lista de apontamentos.

Na tela de importação, clique no botão CONCLUIR para finalizar.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação, concluir importação.

Pronto! Sua importação foi concluída.

Para editar os apontamentos e inventários via importação, consulte o artigo Edição de Apontamentos e Inventários via Importação.

Para exportar os apontamentos e inventários para edição via template, consulte o artigo Exportar Apontamentos e Inventários para edição via template.

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