Exportar Apontamentos e Inventários para edição via template

Aprenda mais sobre a edição de apontamentos e itens de inventário via exportação dos apontamentos em Excel, incluindo os campos de adicionar.

ATENÇÃO!

1. Para exportar os apontamentos para edição, o usuário deve possuir permissão para editar apontamentos e itens de inventários.

2. Apontamentos que estão em processo de aprovação ou bloqueados não podem ser editados via template.

3. A exportação está limitada a 1000 apontamentos ou itens de inventário. Ao atingir esse limite, será exibido o alerta: 'O limite máximo de 1000 apontamentos foi atingido'.

4. As 'Imagens' e 'Recursos' adicionados durante a edição serão considerados como novos registros.

IMPORTANTE! Consulte o conteúdo o artigo Criação de Apontamentos e Inventários via Template de Importação antes de prosseguir com este artigo.

Com essa funcionalidade é possível exportar os apontamentos e inventários para edição via template Excel, permitindo a alteração de campos dos formulários fixos e variáveis, incluindo campos de adição (array) – exceto aqueles desabilitados, ocultos ou com lógicas aplicadas.

Neste artigo, você encontrará instruções detalhadas para:

Exportar os apontamentos e inventários para edição

Editar apontamentos e itens de inventário

Importar o template editado

Exportar os apontamentos e inventários para edição

Apontamentos

1. Acesse a lista de apontamentos, localize e selecione os apontamentos que deseja editar.

Captura de tela: Selecionando os apontamentos para exportação.

1. Em seguida, clique no botão BAIXAR > Importação de apontamentos (Excel).

Captura de tela: Exportando o template Excel para edição dos apontamentos.

Aguarde o processamento do arquivo e a conclusão do download.

Captura de tela: Download do template para edição dos apontamentos exportados.

Inventários

1. Acesse a lista de inventários, localize e selecione os itens de inventário que deseja editar.

Captura de tela: Selecionando os itens de inventário para exportação.

1. Em seguida, clique no botão BAIXAR > Importação de inventários (Excel).

Captura de tela: Exportando o template Excel para edição dos itens de inventário.

Aguarde o processamento do arquivo e a conclusão do download.

Captura de tela: Download do template para edição dos itens de inventário exportados.

Editar apontamentos e itens de inventário

ATENÇÃO! Nesta versão, a funcionalidade de edição não se aplica as seções ‘Recursos’ e ‘Imagens’. Esses itens serão tratados como novos registros ao serem importados, podendo causar duplicidade, caso a informação já exista.

No template, os apontamentos são organizados conforme a classe dos apontamentos e inventários exportados. Cada classe será exibida em uma aba separada no arquivo Excel.

Captura de tela: Abas do template.

ATENÇÃO! Na coluna 'Serial do apontamento ou do item de inventário que será editado'. Não altere o valor do serial preenchido. Caso isso ocorra, a edição não será concluída.

As células devem ser preenchidas conforme a parametrização dos campos e das opções da unidade. Informar valores diferentes dos parametrizados pode resultar em falhas durante o processo de importação.

Exemplo1: O valor do km inserido no template deve ser o mesmo configurado para a rodovia no sistema. Durante a validação da importação, o sistema identifica o valor incorreto do km.

Caso as rodovias estejam configuradas com verificação de km dentro dos lotes, se um km especificado estiver fora de um lote da rodovia a célula do km aparecerá em vermelho.

Captura de tela: Erro ao importar o template.

Exemplo2: O 'Menu' deve ser selecionado com base nos menus de apontamentos cadastrados no sistema. Durante a validação da importação, o sistema identifica o menu incorreto e retorna a mensagem "O menu informado não existe. Verifique os dados e importe o arquivo novamente".

ATENÇÃO! A coluna 'Menu' não se aplica para itens de inventário.

Captura de tela: Erro ao importar o template.

Para facilitar o preenchimento das células, algumas colunas possuem um texto de ajuda para orientar no preenchimento e formatação dos dados. Para ver o texto de ajuda, posicione o cursor do mouse sobre marcador vermelho no canto superior direito do título da coluna.

Captura de tela: Campos obrigatórios no template.

Algumas células já possuem formatação fixa e opções de seleção. Preencha-os conforme as instruções no texto de ajuda. As colunas deixadas em branco não modificarão os dados existentes.

Captura de tela: Dica de uso do campo no template.

Os campos de adicionar são editados com base nas opções disponíveis. Clique na célula para visualizar as opções.

Inserindo imagens no template

DICA: Para mais detalhes sobre a importação em massa de fotos/imagens via arquivo .zip e sobre a criação de colunas adicionais para inserir fotos/imagens no template de importação, consulte o artigo Importação de Fotos/Imagens em Massa via Arquivo ZIP.

Para inserir as imagens nos apontamentos e inventários utilize a opção ‘Colocar sobre células’. OBS.: A opção ‘Colocar sobre células’, vária de acordo com a aplicação que está usando para editar o template. Caso utilize outra opção, podem ocorrer falhas durante a importação. Neste exemplo, utilizamos o software Excel do pacote Microsoft Office 365 (versão offline).

Na coluna ‘Foto_X’ (o ‘X’ representa o número da coluna), selecione a célula que deseja adicionar a foto. Em seguida, clique na aba ‘Inserir’.

Captura de tela: Inserindo imagens no template de edição.

Na aba ‘Inserir’, localize o caminho abaixo:

Ilustrações > Imagens > Colocar sobre células

Captura de tela: Inserindo imagens no template de edição.

Selecione uma ou mais imagens e clique no botão INSERIR.

Captura de tela: Inserindo imagens no template de edição.

É importante que a imagem esteja alinhada com o canto superior esquerdo da célula. Assim o sistema consegue detectar em qual célula a imagem está quando é feita a importação.

Captura de tela: Inserindo imagens no template de edição.

Após concluir a edição, confira os dados inseridos e salve as alterações realizadas no template.

Importar o template editado

Para importar o template, retorne ao módulo ‘Importação’ e localize a opção ‘Arraste o arquivo ou clique para selecionar’. Em seguida, arraste o arquivo para o local indicado ou clique no campo para abrir o gerenciador de arquivos e selecionar o arquivo desejado.

Captura de tela: Importando o template de edição no sistema.

Aguarde a conclusão do upload do arquivo e o carregamento das informações.

Captura de tela: Carregando o template de edição no sistema.

Pré-visualização

Após importar o template de edição, o sistema realiza uma verificação e validação das informações inseridas no template. Caso algum erro seja encontrado, o sistema exibirá um alerta e apresentará os erros na janela de pré-visualização.

Os possíveis erros exibidos são:

• A informação inserida na coluna não foi encontrada, não existe ou está incorreta.

• A informação inserida na coluna está duplicada.

• A informação inserida na coluna não corresponde aos dados cadastrados no sistema.

• A informação inserida na coluna não está no formato aceito para o campo.

Captura de tela: Mensagem de erro na importação.

Captura de tela: Exemplo de erro na importação.

Após concluir os ajustes, confira os dados inseridos e salve as alterações realizadas no template.

Captura de tela: Correção das informações no template de edição.

Na tela de importação, clique no botão CANCELAR e repita o processo Importar o Template de Edição.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação.

Com o template corrigido, após o sistema finalizar o upload e realizar a verificação e validação das informações, o template é importado sem erros, e o botão IMPORTAR fica disponível.

Para importar apontamentos vinculados a itens de inventário, consulte o artigo Importar apontamentos vinculados a inventário.

Feito a conferência, basta clicar no botão IMPORTAR, na parte inferior da tela.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação.

Após confirmar a importação, o sistema exibirá um alerta informando a conclusão do processo.

ATENÇÃO! Não saia da tela de Importação até que todos os itens tenham sido completamente carregados.

Captura de tela: Mensagem de sucesso na importação.

Para visualizar os apontamentos ou inventários editados via importação, clique no botão VER APONTAMENTOS.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação, ver apontamentos.

Uma nova aba será aberta com os apontamentos ou inventários editados via template.

Captura de tela: Lista de apontamentos.

Na tela de importação, clique no botão CONCLUIR para finalizar.

Captura de tela: Tela de pré-visualização da importação, concluir importação.

Pronto! Sua importação foi concluída.

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